ClosePilote agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Nous traitons les données personnelles contenues dans vos appels uniquement selon vos instructions et pour la finalité que vous avez définie : l'analyse de vos appels de closing.
En tant qu'utilisateur de ClosePilote (infopreneur, closer, ou organisation), vous êtes le responsable de traitement au sens du RGPD. C'est vous qui décidez d'enregistrer l'appel, de l'uploader, et de le faire analyser. Vous êtes donc responsable de :
• Informer le prospect que l'appel est enregistré et qu'il sera analysé par intelligence artificielle.
• Recueillir le consentement explicite du prospect avant l'enregistrement (Art. 6(1)(a) RGPD).
• Respecter les droits du prospect (accès, rectification, effacement) en cas de demande.
• Ne pas inciter le prospect à communiquer des données sensibles (bancaires, médicales) à l'oral, celles-ci pouvant figurer dans la transcription.
Phrases recommandées en début d'appel :
Version recommandée (naturelle et complète) :
« Cet appel est enregistré et sera analysé par des outils intelligents d'analyse conversationnelle, à des fins de coaching et d'amélioration. Est-ce que c'est ok pour vous ? »
Version complète (protection juridique maximale) :
« Cet appel est enregistré et sera analysé par un outil d'intelligence artificielle à des fins de coaching et d'amélioration de nos pratiques commerciales. Est-ce que c'est ok pour vous ? »
Les deux formulations couvrent les exigences du RGPD (Art. 13) en informant le prospect de l'enregistrement, du traitement automatisé, et de la finalité. La première est plus naturelle dans un contexte commercial ; la seconde est explicite sur le recours à l'IA. La mention « à des fins de qualité et de formation » seule est insuffisante car elle ne précise pas la nature réelle du traitement (transcription, analyse, génération de rapport).
Transcription texte — Le contenu verbal de l'appel, converti en texte par un service de transcription automatique. Peut contenir des prénoms, des situations personnelles et des informations partagées par le prospect.
Rapport d'analyse IA — Un rapport structuré généré par intelligence artificielle contenant des scores, des phases d'appel, des points forts et des axes d'amélioration. Ce rapport est un outil d'aide au coaching et ne constitue en aucun cas un diagnostic certifié ni une évaluation définitive.
Métadonnées — Durée de l'appel, ratio de temps de parole, scores. Aucune information personnelle identifiante.
Fichier audio — Le fichier audio/vidéo est supprimé automatiquement après la transcription. Aucun enregistrement vocal n'est conservé. Le transit est temporaire (moins de 10 minutes).
Précision sur la transcription : La transcription automatique repose sur des technologies d'intelligence artificielle qui, par nature, ne garantissent pas une fidélité de 100 % par rapport au contenu audio original. Des erreurs de transcription, des omissions ou des approximations peuvent survenir. La transcription n'est pas restituée dans l'interface et est supprimée automatiquement au bout de 3 mois ; seul le rapport d'analyse est conservé.
Avant tout stockage, un système de détection automatique basé sur des expressions régulières (regex) identifie et masque les numéros de cartes bancaires, dates d'expiration et codes CVV dans les transcriptions.
Limitation importante : Ce mécanisme d'anonymisation fonctionne sur la base du meilleur effort. La transcription étant réalisée par IA à partir de l'audio oral, les numéros peuvent être transcrits de manière fragmentée, incomplète ou dans un format non standard que notre système ne détecte pas. ClosePilote ne garantit pas l'exhaustivité de la détection et du masquage des données sensibles. Il vous appartient de ne pas communiquer ni inciter le prospect à communiquer des données bancaires à l'oral lors de vos appels.
Si l'IA détecte la présence probable de données sensibles (bancaires, médicales) dans la transcription, une alerte est ajoutée au rapport. Cette alerte est indicative et ne constitue pas une garantie de détection exhaustive.
Chaque organisation dispose d'un espace complètement isolé. L'isolation est garantie au niveau de la base de données (Row Level Security PostgreSQL), indépendamment de l'application.
Toutes les données transitent via HTTPS (TLS 1.2+) entre votre navigateur, nos serveurs et nos sous-traitants techniques.
Vous pouvez supprimer n'importe quel appel (et son rapport) à tout moment via le bouton de suppression. La suppression est définitive et immédiate.
Transcription — non restituée dans l'interface et supprimée automatiquement 3 mois après l'analyse.
Rapport d'analyse — conservé pendant toute la durée de votre contrat, supprimable à tout moment en libre-service.
Compte inactif — un compte sans activité ni abonnement est automatiquement supprimé, avec l'ensemble de ses données, après 90 jours (un préavis par email est envoyé avant suppression).
Suppression d'un contributeur — lorsqu'un closer supprime son compte, son identité (email, téléphone) est supprimée. Son nom peut toutefois être conservé, en tant que contributeur, sur les appels qu'il a réalisés pour une organisation, au titre des registres métier de celle-ci ; il disparaît lorsque les données de cette organisation sont elles-mêmes supprimées.
La suppression d'un compte entraîne la suppression de toutes les données associées : appels, rapports, contacts et historique de consommation.
Si un prospect exerce son droit d'accès ou d'effacement (Art. 15 et 17 RGPD), c'est vous, en tant que responsable de traitement, qui devez traiter la demande. ClosePilote fournit les outils nécessaires (recherche par nom, suppression d'appel).
Pour fournir notre service, nous faisons appel aux sous-traitants suivants :
| Service | Fournisseur | Localisation |
|---|---|---|
| Transcription | Soniox | DPA en cours |
| Analyse IA | Anthropic (Claude) | États-Unis |
| Base de données | Supabase | UE (Irlande) |
| Hébergement | Vercel | CDN mondial |
| Emails | Resend | États-Unis |
Le traitement par Anthropic implique un transfert de données vers les États-Unis, encadré par les clauses contractuelles types (SCC). Seule la transcription textuelle est transmise — jamais le fichier audio.
Le traitement des données personnelles des prospects repose sur le consentement (Art. 6(1)(a) RGPD), recueilli par vous (responsable de traitement) auprès du prospect avant l'enregistrement de l'appel.
Ce consentement doit couvrir deux finalités distinctes :
1. L'enregistrement de l'appel téléphonique.
2. L'analyse par intelligence artificielle du contenu à des fins de coaching et d'amélioration des compétences commerciales.
La case à cocher lors de l'upload atteste que vous avez recueilli ce double consentement.
Responsabilité du consentement : ClosePilote n'a aucun moyen de vérifier que le consentement du prospect a été effectivement recueilli avant l'enregistrement. En cochant la case de consentement lors de l'upload, vous déclarez sous votre entière responsabilité avoir obtenu ce consentement conformément au RGPD. ClosePilote décline toute responsabilité en cas de défaut de consentement de la part du prospect.
Nous sommes conscients que derrière chaque appel analysé, il y a une vraie personne — un prospect qui a partagé ses doutes, sa situation financière, parfois ses difficultés personnelles. Cette confiance mérite un respect absolu.
C'est pourquoi nous investissons continuellement dans l'amélioration de nos systèmes d'anonymisation et de protection. Notre objectif est simple : faire en sorte que même en cas d'oubli de votre part, les données sensibles de vos prospects soient protégées. Nous travaillons pour que vous puissiez vous concentrer sur votre métier — accompagner vos clients — en sachant que la sécurité de leurs données est entre de bonnes mains.
Transparence sur les limites actuelles
Malgré tous nos efforts, nous tenons à être transparents sur les limites inhérentes aux technologies que nous utilisons :
• La transcription automatique repose sur l'intelligence artificielle et peut contenir des erreurs, omissions ou approximations par rapport au contenu audio original. Un numéro dicté à l'oral peut être transcrit de manière fragmentée ou dans un format que nos filtres ne détectent pas.
• Nos mécanismes d'anonymisation (masquage de données bancaires, alertes données sensibles) fonctionnent sur la base du meilleur effort et sont améliorés en continu, mais ne garantissent pas une détection exhaustive de toutes les données sensibles dans tous les cas.
• Les analyses et scores générés par notre IA sont des outils d'aide au coaching, indicatifs et non certifiés. Ils ne constituent ni un diagnostic professionnel, ni une évaluation définitive, ni un avis juridique, financier ou médical.
Nous vous encourageons à ne pas inciter vos prospects à communiquer des données sensibles à l'oral et à supprimer tout appel dont le rapport contiendrait une information sensible. La transcription n'est pas restituée et est supprimée à 3 mois ; nous mettons à votre disposition un bouton de suppression immédiate pour chaque appel.
En utilisant ClosePilote, vous reconnaissez ces limitations et acceptez que ClosePilote ne saurait être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d'un défaut de détection automatique, d'une erreur de transcription, ou du non-respect par l'utilisateur de ses obligations en tant que responsable de traitement. Ces limitations ne diminuent en rien notre engagement à rendre notre plateforme la plus sûre possible, chaque jour un peu plus.
La protection des données n'est pas une case à cocher pour nous — c'est un engagement fondamental envers vous, vos prospects, et la confiance qu'ils vous accordent :
• Nous ne vendons, ne partageons et ne réutilisons jamais les données de vos appels. Elles vous appartiennent.
• Nous ne conservons aucun fichier audio. La voix de vos prospects ne reste pas sur nos serveurs.
• Nous investissons continuellement dans l'amélioration de nos systèmes d'anonymisation pour détecter et masquer le maximum de données sensibles — même celles que vous n'auriez pas anticipées.
• Nous garantissons l'isolation complète de vos données. Aucune autre organisation ne peut y accéder.
• Nous vous fournissons les outils pour exercer vos droits et ceux de vos prospects en un clic : suppression immédiate, recherche par nom, export.
• En cas d'incident de sécurité, nous nous engageons à vous notifier dans les 72 heures (Art. 33 RGPD) avec transparence et clarté.
• Nous concevons chaque fonctionnalité avec le principe de minimisation des données : nous ne collectons et ne stockons que le strict nécessaire à l'analyse.
Nous croyons que la meilleure façon de protéger tout le monde — vous, vos prospects et notre plateforme — est la transparence. Cette page existe pour que vous sachiez exactement ce que nous faisons, comment nous le faisons, et quelles sont nos limites. Si vous avez la moindre question, nous sommes à votre écoute.
Pour toute question relative à la protection de vos données ou à l'exercice de vos droits :
Email : support@closepilote.com
Dernière mise à jour : juin 2026