Version 1.0 — en vigueur au 22 juillet 2026
Le présent Accord de sous-traitance des données (l'« Accord » ou le « DPA ») complète les Conditions Générales de Vente de ClosePilote (les « CGV ») et encadre le traitement des données à caractère personnel effectué par ClosePilote Ltd pour le compte du Client, conformément à l'article 28, paragraphe 3, du Règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD »).
Il s'applique au traitement, par ClosePilote, du contenu téléversé par le Client (enregistrements d'appels, transcriptions et rapports d'analyse, ci-après le « Contenu Client »), dans lequel peuvent figurer des données à caractère personnel de tiers, notamment les personnes enregistrées lors des appels (les « Personnes concernées »). Pour ce traitement, le Client agit en qualité de responsable du traitement et ClosePilote en qualité de sous-traitant.
En cas de contradiction entre le présent Accord et les CGV s'agissant du traitement des données personnelles du Contenu Client, le présent Accord prévaut.
Le sous-traitant : ClosePilote Ltd, Domestic Company de droit mauricien, immatriculée sous le numéro C26235677, dont le siège est situé C1 402, 4th Floor, Block C, Grand Baie La Croisette, Grand Baie, Île Maurice (« ClosePilote »).
Le responsable du traitement : le Client, tel qu'identifié lors de la création de son Compte et de la souscription au Service (le « Client »).
Le Client détermine les finalités et les moyens du traitement du Contenu Client : il décide quels appels sont enregistrés, téléversés et analysés, ainsi que les finalités poursuivies. ClosePilote traite le Contenu Client uniquement pour fournir le Service, sur instruction documentée du Client, dont les présentes et l'usage du Service constituent les instructions initiales.
ClosePilote informe le Client si elle estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition applicable en matière de protection des données. Le choix par ClosePilote des moyens techniques de fourniture du Service, notamment des modalités d'analyse, relève de sa qualité de sous-traitant et ne confère pas la qualité de responsable.
Le Client garantit disposer d'une base légale appropriée pour le traitement du Contenu Client et avoir recueilli le consentement ou informé les Personnes concernées, conformément à la réglementation applicable. À chaque téléversement, le Client certifie disposer du consentement des personnes enregistrées.
L'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les catégories de données et de Personnes concernées sont décrits à l'Annexe 1 du présent Accord.
ClosePilote s'engage à :
ClosePilote ne réutilise jamais le Contenu Client (audio, transcriptions, rapports et scripts de vente) à ses propres fins. En particulier, ClosePilote ne procède à aucun entraînement de modèle, à aucune amélioration produit sur des données identifiables, ni à aucune prospection à partir du Contenu Client. Le Contenu Client n'est utilisé que pour fournir le Service au Client dont il émane.
ClosePilote sélectionne des sous-traitants ultérieurs qui, par contrat, ne traitent le Contenu Client que pour fournir leur service et n'utilisent pas le Contenu Client pour entraîner des modèles destinés à d'autres clients ou au grand public.
Le Client autorise ClosePilote à recourir aux sous-traitants ultérieurs (« sous-processeurs ») listés à l'Annexe 2. ClosePilote impose à chaque sous-processeur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent Accord, en particulier des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
ClosePilote informe le Client de tout projet de changement concernant l'ajout ou le remplacement d'un sous-processeur, par mise à jour de l'Annexe 2 ou par tout autre moyen approprié, en laissant au Client un délai raisonnable pour formuler des objections légitimes. ClosePilote demeure responsable envers le Client du respect par ses sous-processeurs de leurs obligations.
ClosePilote met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :
Dans la mesure du possible, ClosePilote aide le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des Personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité).
Lorsque ClosePilote reçoit directement une demande d'une Personne concernée relative au Contenu Client, elle s'abstient d'y répondre elle-même et transmet la demande au Client responsable, à moins d'y être autorisée par celui-ci.
ClosePilote notifie au Client toute violation de données à caractère personnel affectant le Contenu Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et lui fournit les informations raisonnablement disponibles pour lui permettre de respecter ses propres obligations de notification au titre des articles 33 et 34 du RGPD.
ClosePilote met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations au titre de l'article 28 du RGPD. Le Client peut, à ses frais, réaliser ou faire réaliser un audit, dans la limite d'une fois par an sauf incident de sécurité avéré, moyennant un préavis raisonnable, sans perturbation disproportionnée de l'activité de ClosePilote et sous réserve de confidentialité. ClosePilote peut satisfaire à cette obligation en fournissant les certifications ou rapports d'audit pertinents de ses sous-processeurs.
Le traitement du Contenu Client implique des transferts de données en dehors de l'Union européenne, vers des pays ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation de la Commission européenne :
Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD, en particulier les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (module « responsable du traitement à sous-traitant ») et, le cas échéant, l'adhésion du sous-processeur concerné à un cadre de transfert reconnu. Les clauses contractuelles types applicables sont réputées incorporées au présent Accord et prévalent en cas de contradiction relative aux transferts.
Le présent Accord prend effet à la création du Compte et demeure en vigueur pendant toute la durée de fourniture du Service. Au terme de la prestation, ClosePilote supprime le Contenu Client selon les durées de conservation applicables, à savoir notamment la suppression des transcriptions à l'expiration du délai de trois mois et la suppression du contenu (transcriptions et rapports) au terme du délai de quatre-vingt-dix (90) jours suivant l'inactivité du Compte. À l'issue de ce délai, le Compte est désactivé et archivé sous une forme pseudonymisée à des fins de prévention de la fraude, sauf obligation légale de conservation. Le Client peut, à tout moment en cours de contrat, supprimer ses rapports d'analyse depuis l'interface du Service.
Lorsqu'un utilisateur rattaché à une organisation cliente supprime son compte, son nom peut être conservé, en qualité de contributeur, sur les appels qu'il a réalisés pour le compte de cette organisation, au titre des registres métier tenus par celle-ci. Ce traitement relève de la responsabilité de l'organisation concernée, qui en détermine la finalité et la base légale ; ClosePilote n'intervient qu'en qualité de sous-traitant pour la conservation de cette information.
La responsabilité respective des parties au titre du présent Accord s'apprécie conformément à l'article 82 du RGPD. Les limitations de responsabilité prévues aux CGV s'appliquent dans la mesure permise par la réglementation applicable.
Objet du traitement : analyse automatisée d'appels de vente téléversés par le Client et production de rapports de coaching.
Nature et finalité : transcription du Contenu Client et analyse au moyen d'un modèle d'intelligence artificielle, aux seules fins de générer un rapport d'analyse destiné au Client.
Durée : pour la durée de fourniture du Service, sous réserve des durées de conservation propres à chaque catégorie de données.
Catégories de Personnes concernées : les personnes dont la voix ou les données figurent dans les appels téléversés, notamment les prospects et interlocuteurs du Client.
Catégories de données : contenu vocal des appels, transcription du contenu, données pouvant figurer dans les échanges (identité, situation, propos tenus), et rapports d'analyse générés à partir de ces éléments.
Mesures de sécurité : celles décrites à l'article 8 du présent Accord.
Les sous-processeurs auxquels ClosePilote a recours pour la fourniture du Service sont les suivants :
| Sous-processeur | Service fourni | Lieu de traitement | Transfert hors UE |
|---|---|---|---|
| Supabase | Base de données et stockage | Union européenne (Irlande) | Entité US — CCT |
| Vercel | Hébergement de l'application | Union européenne (Paris) | Entité US — CCT |
| Soniox | Transcription audio | Union européenne | Entité US — CCT |
| Anthropic | Analyse par intelligence artificielle | États-Unis | Oui — CCT / cadre reconnu |
CCT : clauses contractuelles types de la Commission européenne. La présente liste est tenue à jour ; toute modification est portée à la connaissance du Client conformément à l'article 7.